موضوع :مقالات ارائه شده
اكنون كه با مجموعهاي از چالشهاي زاييده فناوري اينترنت در دنياي روابط عمومي آشنا شديم، فرصت مناسبي است تا 
از راهكارهايي كه ميتواند موجب مواجهه بهتر با اين چالشها شود، مطلع شويم و اين امر خود ميتواند موجب افزايش بهرهوري و كارآيي روابط عمومي سازمان و در نهايت ارتباط مناسبتر بين سازمان و مخاطبان آن گردد. اين راهكارها به شرح زير ميباشند:
1) آشنايي با امكانات اينترنت براي اطلاعرساني و اطلاع يابي در روابط عمومي يك سازمان نيازمند آموزش مداوم كاركنان مجموعه است.لازم است كه اين افراد حداقل با مفاهيم پايه ويندوز، اينترنت ، پست الكترونيك، مرورگر وب، گفتگوي اينترنتي، موتورهاي جستجو، فهرستهاي اينترنتي، وب لاگ وو ب لاگ نويسي، گروههاي خبري و امنيت اطلاعات در شبكه آشنايي داشته باشند.
آشنايي داشته باشند و مهارت بكارگيري از آنها را نيز كسب نمايند:
2) اطلاعرساني به وسيله اينترنت علاوه بر دسترسي به اطلاعات مناسب، نيازمند بهرهگيري از فناوريهاي نويني است كه بهرهگيري از آنها نيازمند طي دورههاي تخصصي كامپيوتر است. بالاترين بهرهوري زماني به دست خواهد آمد كه بخش تهيه اطلاعات و به روزرساني آن به كاركنان روابط عمومي واگذار گردد و تيم فني، عهدهدار مسائل كامپيوتري نظير طراحي وب سايت، نگهداري سرويسدهنده وب، افزايش كيفيت خدمات شبكه و امنيت آن باشد.
3) از آنجايي كه دسترسي آسان و سريع كاربران به وب سايت سازمان موجب بهبود اطلاعرساني ميشود، بهتر است نام مناسبي براي حوزه سازمان مربوط انتخاب گردد. بسياري نام حوزه خود را با پسوند (Com) كه به معني شركت خصوصي ثبت شده در آمريكا است، ثبت كردهاند. اين عمل نه تنها موجب كاهش اعتبار اطلاعات وب سايت نزد مخاطب ميشود، بلكه نمايانگر وابستگي اين سازمانها به مؤسسات آمريكايي نيز ميباشد؛ در حالي كه روش صحيح آن است كه سازمانها، نهادها و وزارتخانههاي وابسته به نظام جمهوري اسلامي ايران نام خود را با پسوند gov.ir يا go.ir، دانشگاهها با پسوند ac.ir و NGO هاي ايراني خود را با پسوند Or .ir يا Org.ir ثبت نمايند.
4) با توجه به گستردگي مكاني اينترنت و تنوع مخاطب از نظر زباني و نوع نياز، مسئولان تهيه اطلاعات در روابط عموميها بايد مطالب مفيد را به زبان مناسب تهيه كنند. طي بررسياي كه از سايتهاي دولتي انجام گرفته است، اطلاعات آنها اغلب به صورت ناقص و بدون درنظر گرفتن نياز مراجعهكنندگان تهيه شده بود، از سوي ديگر در حالي كه بخش قابل ملاحظهاي از مخاطبان اين سايت ها افراد خارجي بودند محتواي آنها تنها به زبان فارسي ارائه شده بود و گاه برعكس هيچ گونه اطلاعاتي به زبان فارسي نداشتند.
5) چنانچه زبان ارائه اطلاعات به زبان فارسي باشد بايد به هنگام طراحي سايت از كد استاندارد فارسي در كامپيوتر استفاده كرد. اين امر موجب ميشود اولاً كاربران براي مشاهده صفحات، هيچگونه تنظيم خاصي در كامپيوتر خود انجام ندهند (بويژه آنكه براي مبتديان كار پيچيدهاي است) ثانياً امكان جستجوي محتويات وب سايت را در موتورها و فهرستهاي جستجو فراهم سازد .
6) از آنجايي كه بيشتر كاربران اينترنت براي يافتن وب سايت يك سازمان از موتورهاي جستجو، نظير Google بهره ميگيرند، روابط عموميها بايد با انتخاب كلمات توصيفي مناسب نسبت به معرفي وب سايت سازمان خويش به موتورهاي جستجوي مهم نظير Ask, Altavista, Google و فهرستهاي جستجو نظير About, Yahoo, Dmoz اقدام كنند. با وجود اينكه اين كار بدون هزينه و در زمان كوتاهي انجام پذير است، بسياري از وب سايتهاي ايراني از اين امكان بيبهره ماندهاند.
7) يكي از ويژگيهاي رسانههاي اينترنتي سرعت دسترسي به اطلاعاتي است، به همين سبب بايد اطلاعات موجود در سايت را به سرعت روزآمد كرد. بدون شك اين امر نيازمند همكاري كارآمد ميان تيم روابط عمومي براي تهيه اطلاعات جديد و از سوي ديگر تيم فني براي قراردادن اين اطلاعات بر روي وب سايت است.
8) كاربران انتظار دارند پس از صرف زمان و يافتن وب سايت سازمان موردنظر خويش، صفحات وب سايت مزبور را مشاهده كنند. با اين وجود سايت اينترنتي بعضي از سازمانهايي كه بعضاً از طريق صدا و سيما به معرفي وب سايت خويش ميپردازند، در دسترس نميباشد. چنين امري به مثابه آن است كه بعد از معرفي تلفن روابط عمومي سازمان خويش از طريق جرايد، هيچ يك از كاركنان به تماسهاي گرفته شده پاسخ ندهند. وب سايت مرده، روابط عمومي اينترنتي مرده است.
9) و سرانجام بايد به خاطر داشت علي رغم اينكه اينترنت افقهاي جديدي را در روابط عمومي و تقابل بين سازمانها و مخاطبان آنها گشوده است، اما هنوز تنها حدود 5/6 ميليون كاربر اينترنتي در ايران توان دسترسي به صفحات وب سايت را دارند و هنوز بسياري از مخاطبان فقط توانايي استفاده از تلفن، نامه و يا مراجعه حضوري را دارند. اگرچه روابط عمومي يعني اطلاعرساني درست در هر زمان و در هر كجا و با هر ابزار مناسب (رنجبري، رضا، 1382، ضميمه اطلاعات)
پيشنهادات:
در خاتمه برخي نقطه نظرات و پيشنهاداتي كه توجه به آنها در بهرهگيري هر چه مطلوبتر از فن آوريهاي نوين ارتباطي همچون اينترنت مفيد انگاشته شده و يا در كاهش چالشهاي روابط عمومي الكترونيك و دولت الكترونيك براي دست اندر كاران امور و از جمله كارگزاران روابط عموميها احتمالاً مؤثر واقع خواهد شد به اجمال ذكر ميگردد.
بهرهگيري از تكنولوژي اطلاعات فرايند پيچيدهاي است كه بسياري از عوامل فني و غير فني را كه برخي به محيط و برخي ديگر به خود تكنولوژي مربوط ميشوند را در بر ميگيرد. بنابراين ميتوان گفت كه عوامل زير ساختي متفاوتي نظير عوامل فني، مديريتي، پرسنلي، اقتصادي، فرهنگي، اجتماعي و بالاخره دولتي بطور قطع بهرهگيري از تكنولوژي اطلاعات را در سازمانها تحت تاثير قرار خواهند داد.
ميزان موفقيت در بهرهگيري از تكنولوژيهاي نوين ارتباطي همچون فناوري اينترنت به ميزان توافق بين اين متغييرها بستگي دارد، اگر چه هر كدام از اين عوامل شش گانه مشخصات خاص خود را دارند، ولي اساساً حلقههاي يك زنجير هستند و بستر را براي طراحي، نگاه داري و بهرهگيري موفقيت آميز تكنولوژي اطلاعات هموار ميكنند. در ادامه برخي پيشنهاداتي كه ميتواند در كاهش چالشهاي بهرهگيري مطلوب از فنآوريهاي نوين ارتباطي، راهگشاي سياست گذاران و برنامه ريزان كشور واقع گردد ارائه ميشود:
- يكي از مهمترين ملزومات برقراري دولت الكترونيك و بهرهگيري فراگير از اينترنت در نهادهاي دولتي، وجود شبكه گسترده با سرعت و پايايي مناسب و امنيت قابل قبول است، از آنجايي كه شبكههاي مخابراتي علي رغم تكميل شبكه فيبر نوري توانايي سرويسدهي مناسب را حتي براي كاربران كنوني اينترنت ندارند، انتظار ميرود كه كارگزاران و برنامه ريزان بلند پايه كشور اين مهم را در اولويت برنامههاي خود قرار دهند.
- علاوه بر تأمين نرم افزار و سخت افزار مورد نياز براي اجراي دولت الكترونيكي، لازم است كه تجهيزات مورد نياز به منظور تأمين و بازآموزي نيروهاي شاغل مستعد در سازمانهاي دولتي انديشيده شود.
- به منظور كاهش فاصله ديجيتالي و فراهم شدن امكان برابر استفاده از خدمات فن آوري اطلاعات براي همه اقشار جامعه، ميبايد برنامه ريزي و بستر سازي مناسب انجام گيرد.
- يكي از مهمترين اقداماتي كه بايد براي تحقق دولت الكترونيك و بدنبال آن روابط عمومي الكترونيك صورت گيرد، ايجاد ذهنيت و احساس مسئوليت در ميان دست اندر كاران اصلي كشور و كارگزاران نهادهاي دولتي و روابط عموميهاست كه متأسفانه به اين مهم، متناسب با روند پرشتاب تحولات ارتباطي توجه شايستهاي نشده است.
- انجام مطالعات و تحقيقات ميداني با هدف اطلاع از اينكه فن آوري اطلاعات چگونه و تا چه حد ميتواند موجب افزايش سرعت توسعه و تحقق دموكراسي ديجيتالي گردد، ميبايد در رأس برنامههاي دستاندركاران ارتباطات و اطلاعات لحاظ گردد.
- لازم است كه زير بناي بهرهگيري از فنآوري اطلاعات با تكيه بر قدرت، رفع ضعفها، استفاده از فرصتها و مقابله با تهديدها در قالب برنامههاي كوتاه مدت و بلندمدت فراهم شود.
- با توجه به نقش روابط عموميهاي الكترونيك در فرايند تحقق دموكراسي، از كارگزاران و متوليان حرفهاي روابط عمومي انتظار ميرودكه با غنيمت شمردن فرصت پيش رو،امكان تبادل نظرو اظهار نظر مخاطبين وعموم را با مسؤلان عالي يك نهاد يا سازمان فراهم و در اين مسير از هيچ كوششي دريغ نكنند.
- قابليت پردازش و انتقال سريع اطلاعات، ضمن كاهش تأخير در برنامهريزي، زمينه كاهش فساد و تخلفات اداري و دولتي را موجب ميگردد، لذا با بهرهگيري از فنآوري ارتباطات ميتوان ضمن شفاف سازي و اطلاع رساني صحيح، به منظور مقابله با بوروكراسي و كاغذ بازي اداري و اتلاف وقت و هزينه، به منزله نوعي مبارزه با فساد اداري نيز از آن بهره جست.
- از آنجا كه واحدهاي روابط عمو مي از مهمترين مراكزي هستند كه مخاطبان براي كسب اطلاعات به آنها مراجعه ميكنند، از اين رو انتظار ميرود كه اين نهادها ضمن تجهيز خود به امكانات دست يابي به فنآوري روز، براي هر چه بيشتر توانا كردن نيروي انساني و بهبود رويهها اهتمام بايسته و شايستهاي بنمايند.
- براي نهادينه شدن استفاده صحيح از فن آوري اينترنت در روابط عمومي ميبايد تمهيدات لازم براي ارتقاء دانش يا سواد رسانهاي جامعه كاربران و مخاطبان سازمان انديشيده شود.
علاوه بر موارد فوق. به منظور دستيابي به اهداف طرح تكفا و بستر سازي تحقق روابط عمومي الكترونيك برخي پيشنهادات سهل الوصول كه قابليت اجراي آنها در زمان كوتاهتري ميسر ميباشد در ادامه ارائه ميگردد:
- ايجاد و برگزاري دورههاي آموزشي آشنايي با روابط عمومي الكترونيك براي كاركنان، مديران و كارگزاران روابط عمومي، از سوي انجمنهاي حرفهاي و يا موسسات خصوصي كه در زمينه آموزش روابط عمومي فعاليت دارند؛
- اهتمام به برگزاري همايش و نشستهاي پيوسته آموزشي جهت آشنايي هر چه بيشتر اهالي روابط عمومي با نظريهها، مفاهيم و تكنيكهاي روابط عمومي الكترونيك؛
- تهيه و توليد برنامههاي سمعي و بصري مناسب جهت بستر سازي و ايجاد فرهنگ استفاده صحيح و كارآمد از ICT در كشور؛
- ايجاد هستههاي مشورتي و كاري با مشاركت صاحب نظران و تشكلهاي حرفهاي روابط عمومي در كشور با هدف بررسي چالشهاي موجود و بستر سازي مطلوب به منظور بهرهگيري بموقع و مؤثر از اينترنت در راستاي وظايف حرفهاي؛
- تخصيص اعتبار ويژه از سوي نهادهاي متولي از جمله مركز فن آوري اطلاعات و ارتباطات به منظور انجام تحقيقات كاربردي و بررسي عوامل باز دارنده و شتاب دهنده بهرهگيري از تكنولوژيهاي نوين ارتباطي در روابط عموميهاي دولتي؛ ( مطالعه موارد موفقيت و ناكامي كاربرد فن آوري اطلاعات در روابط عموميهاي كشور)؛
- پيشنهاد و ايجاد پست سازماني كارشناس IT در واحدهاي اطلاعرساني از جمله روابط عموميها با هدف ارتقاء خدمات دهي، عدم وابستگي به كارشناسان غير عمل گراي روابط عمومي و در نهايت فراهم شدن امكان برنامهريزي مطلوبتر براي بهرهگيري مؤثرتر از تكنولوژيهاي نوين ارتباطي؛
- عدم بكارگيري افراد غير حرفهاي، بي تخصص، نا آشنا با كامپيوتر، زبان انگليسي و اينترنت در ردههاي مديريتي و سرپرستي روابط عموميهاي سازمان هاي دولتي و يا اجباري كردن فراگيري دورههاي آموزشي مربوطه قبل از صدور حكم انتصاب مديريت روابط عموميها؛
- دعوت از مشاوران متخصص روابط عمومي به منظور تدوين طرح و برنامه عملي بهرهگيري از فن آوري اينترنت در راستاي انجام ماموريتهاي حرفهاي؛
- شركت در جشنوارههاي برترينهاي روابط عمومي با هدف ارزيابي وضعيت موجود در مقايسه با واحدهاي موفق تر، و اخذ مشاوره و تبادل نظر در زمينه بهرهگيري هر چه مطلوبتر از اينترنت؛
- اقدام به تهيه و تدوين ابزارهاي آموزشي متنوع و مناسب از جمله جزوات آموزشي، كاست، نوارهاي ويديويي، CD و .... از سوي انجمنهاي حرفهاي در زمينه روابط عمومي الكترونيك جهت ارائه به روابط عموميهاي نهاد هاي خصوصي و دولتي؛
٭٭٭٭٭٭٭
سخن پايان
در خاتمه لازم به ذكر است كه گر چه در طرح تكفا براي « روابط عمومي الكترونيك» جايگاه ونامي در نظر گرفته نشده، وليكن از آنجا كه هدف اساسي دولت الكترونيك در « عصر ديجيتال» كاهش هزينهها و ارائه خدمات بهتر و سريعتر است و همچنين روابط عمومي الكترونيك بنابر تعريف خاص خود نقش تعيين كننده و اساسي در تحقق دولت الكترونيك دارد، در عمل انتظار ميرود كه كارگزاران حرفهاي شرايطي را فراهم نمايند تا از اين طريق مشاركت مردمي و مردم سالاري به عنوان پيش شرط تحقق سايبر دموكراسي گسترش يافته و در نهايت فاصله نهادهاي دولتي و حكومتي با مردم به حداقل برسد.
والسلام
منابع و مآخذ
1) باقريان، مهدي، 1380 ،« روابط عمومي الكترونيكي» مؤسسه كارگزار روابط عمومي،تهران.
2) بوتان، کارل؛ هزلتون، وينست، 1378،« نظريههای روابط عمومی»، ترجمه عليرضا دهقان، مرکز مطالعات و تحقيقات رسانه، تهران.
3) رنجبري، رضا، 1382،« روابط عمومي ، اينترنت، چالشها و راهكارها» اطلاعات ( ضميمه)، تهران.
4)سلطانی فر،محمد؛مؤمنی نورآبادی، مهدی،1382،« مقدمهای بر روابط عمومی الکترونيک»، نشر سيمای شرق، تهران.
5)سيد محسني، سيد شهاب، 1380، « روابط عمومي و ابزارهاي نوين اطلاعاتي و ارتباطي» ، انجمن متخصصان روابط عمومي ، تهران.
6)فتوره چی،محمد مهدی،1384،«بررسی وضعيت و ميزان تحقق روابط غمومی الکترونيک در دانشگاههای دولتي شهر تهران»،رساله کارشناسی ارشد،دانشگاه آزاد اسلامی، واحد علوم وتحقيقات،تهران.
7) فريزر پی. سيتل،1383«روابط عمومی الکترونيک» ، ترجمه محمد مهدی فتوره چی، نشريه تحقيقات روابط عمومی، شماره 21و22 ، مؤسسه تحقيقات روابط عمومی، تهران.
8) متفکر،حسين، تير ماه ،1382 ،« روابط عمومي ديجيتالي»، نشريه همشهري،تهران.
9) مؤمني نورآبادي، مهدي،1381، «روابط عمومي الكترونيك»، راهنماي جامع روابط عمومي، انجمن روابط عمومي ايران، تهران.
10)- carl. H.Botan,Vincent Hazleton,Jr." public Relation Theory" Lawrence Erlbaum Associates , Inc. ,P ublishers
11) - Fraser p.Seitel." the practice of public relations" , USA,prentice,2001