موضوع :مقالات ارائه شده
براي ايجاد و گسترش تفاهم و اعتماد سازي بين سازمان متبوعه و مخاطبان درون و برون آن فعاليت مي كند. روابط
عمومي آميخته اي است از علم، فن و هنر و براي توفيق در آن مي بايست از تلاش ها و اقدامات آگاهانه، برنامه ريزي شده و سنجيده همراه با توجه ويژه به امر تحقيق و پژوهش براي استقرار و كسب تفاهم متقابل غافل نبود. از اين رو لازم است هر روابط عمومي در حوزه فعاليت خود با تحليل وضعيت موجود، نقاط قوت و ضعف، فرصت ها و محدوديت ها را بررسي و ترسيم كرده و براي رسيدن به اهداف برنامه ريزي شده خود تلاش كند. روابط عمومي فعاليتي است ممتد ، مداوم و طرحريزي شده كه از طريق آن ، افراد و سازمانها ميكوشند تا تفاهم و پشتيباني كساني را كه با آنها سروكار دارند به دست آورند و در حقيقت بخشي از مديريت است و در اغلب موارد نقش مغز متفكر ، قلب تپنده ، دست اجراء ، پاي پيشرفت ، گوش شنوا ، چشم بينا و زبان گوياي سازمان مديريت آن را ايفا ميكند. فعاليتي كه روابط عمومي انجام ميدهد در يك كلمه «ارتباط» از ديدگاه نظري «علم» از جنبه عملي و اجرايي خود «فن» و از جنبه خلاقانه و زيبايي شناختي «هنر» است و آيينه تمام نماي سازمان و جايگاه دريافت و انتقال اطلاعات است. روابط عمومي در حقيقت شبكه هوشيار ، بانك اطلاعات ، مغز متفكر سازمان و پل ارتباطي آن با افكار عمومي و مخاطبان خاص و عام و با نگرش ها و تمايلات و عادات و سلايق متفاوت است و بايد خصلتهايي چون قانون مداري ، نظم ، شجاعت ، ابراز عقيده ، تحمل شنيدن آراي مخالفان ، احترام به حقوق فردي و اجتماعي ديگران و صداقت رشد و توسعه نمايد.و روابط عمومي يك رفتار مديريتي است براي كسب تفاهم با گروههاي مخاطب براي ايجاد نگرش مشترك، اعتماد سازي وتحقق روابط حسنه كه عالي ترين تجلي زندگي اجتماعي هم هست.
در روابط عمومي ما دست به يك كار ارتباطي مي زنيم و سعي مي كنيم با استفاده از اين ارتباط پيامي را منتقل كنيم، يا ايده اي را گسترش دهيم و اين كار را با استفاده از فنون و تكنيك هاي روابط عمومي انجام مي دهيم كه از جمله اين تكنيك ها مي توان به فعاليت هاي انتشاراتي و يا ارتباطات رسانه اي با جرايد و صداو سيما، توليد خبر و اطلاع رساني و يا انجام تبليغات محيطي مثل استفاده از تابلو هاي تبليغاتي داخل شهر، نمايشگاه و غيره اشاره كرد.
مهمترين وظايف روابط عمومي
مهم ترين وظيفه و رسالت هر روابط عمومي آن است كه با مديريت نظام ارتباطي سازمان متبوعه اش، امر اطلاع رساني و اطلاع يابي را تحقق بخشد به اين معنا كه با برقراري ارتباط دو سويه و تعاملي هدفمند و مستمر، در حوزه فعاليت خويش، اقدام به انجام تازه ترين پژوهش ها در خصوص مخاطب شناسي، نيازسنجي و نظرسنجي كرده و با برنامه ريزي هاي سنجيده در جهت نفوذ و اقناع افكار عمومي و نهادينه كردن مشتري مداري در آن سازمان حركت كند.
روابط عمومي مي بايست با مشتري صادقانه تبادل اطلاعات كرده و به او بگويد توانايي سازمان متبوعه اش در اين حد است و نه بيشتر و در عين حال تمام توان خود را در جهت بهبود ارايه خدمات به كار گرفته است و اين موضوع را با توجه به گذشت زمان در آينده اثبات كند تا جريان اعتماد سازي اتفاق بيفتد.
روابط عمومي ها با افكار عمومي، يعني نماينده بخش بزرگي از جامعه روبه رو هستند كه بايد تلاش كنند تا از طريق كاربرد روش هاي علمي و رعايت اصول اخلاقي در آن نفوذ كنند. پس لازم است گرايش ها، نگرش ها، فرهنگ، سطح تحصيلات، مشاغل، روحيات، هنجارها و ارزش هاي محلي و منطقه اي را بررسي و شناسايي كرده و براي چگونگي ارتباط و تعامل
دوسويه براي رسيدن به نفع طرفين برنامه ريزي و اقدام كنند. و مهمترين وظايف هر روابط عمومي عبارت است از
جمعآوري و تمركز اطلاعات و اخبار مربوط به فعاليتها ، اقدامات ، طرحها و برنامههاي سازمان بهمنظور تنظيم گزارش ، خبر و سياستهاي خبري و تبليغاتي و اجراي طرحهاي ارتباطي و انتشاراتي و آماده نمودن اذهان عمومي با توجه به خط مشي كلي سازمان از طريق :
شركت در جلسات مهم هيأت امنا
شوراي معاونان و جلسات سياستگذاري در سطح مديران و معاونان رده اول سازمان
ارتباط مستقيم و مستمر با مسؤلان
شركت در گردهمايي ها
حضور در سفرهاي داخلي و خارجي
دريافت گزارش فعاليتها ، طرحها و برنامههاي واحدهاي مختلف سازمان ، صورتجلسات شوراها و مكاتباتي كه ارزش اطلاعرساني دارند.
جمعآوري هر گونه اخبار اطلاعات مورد نياز به روشهاي تلفني ، شفاهي ، مكاتبهاي يارانهاي
ارتباط مستقيم با مردم ، جرايد ، خبرگزاريها ، رسانههاي گروهي داخلي و خارجي .
- بررسي مطالب مطروح در رسانههاي گروهي و مجامع عمومي در ارتباط با فعاليتهاي مستقيم و غيرمستقيم سازمان بهمنظور اطلاعرساني ، انعكاس و پاسخگويي در صورت لزوم
- برقراري ارتباط با روابط عمومي سازمانهاي ديگر و نهادهاي دولتي برحسب ضرورت از طريق بهكارگيري ابزار ارتباطي مناسب
- حضور در مراكز قانون گذاري و سياست گذاري در سطوح ملي و ارتباط با نمايندگان مردم و سياستگذاران پيرامون وظايف و عملكرد سازمان
- بررسي ديدگاهها و سنجش افكار عمومي مردم ، مخاطبان و خدمات گيرندگان در چهارچوب وظايف و در قالب طرحهاي تحقيقاتي و ارائه نتايج حاصل به مسئولان سازمان بهمنظور اتخاذ روشهاي اجرايي مطلوب و تدوين طرحها و برنامههاي اجرايي و ارتباطي مناسب
- دريافت يا خريد كتب نشريات ، نوارهاي صوتي و تصويري و اطلاعات و لوح ها و نرمافزارهاي رايانهاي و ديگر اطلاعات ، اسناد و مدارك مورد نياز ايجاد و اداره كتابخانه و آرشيو اطلاعاتي ، مطبوعاتي ، سمعي و بصري و رايانهاي مرجع در ارتباط با فعاليتهاي سازمان و روابط عمومي با روشهاي پيشرفته بهمنظور كاربردهاي ارتباطي و استفاده همكاران سازمان
- پيگيري انجام به موقع وعده هاي مسؤولان سازمان بهمنظور انعكاس نتايج حاصل
- فراهم آوردن حسن ارتباط متقابل ميان مردم و مسئولان سازمان از طريق برگزاري ملاقات عمومي ، مصاحبه با رسانههاي گروهي ، برپايي سخنرانيها - ترتيب سفرها ، بازديدها و ملاقاتها
- پشتيباني ، تحليل و توجيه ارتباطي طرحها و برنامههاي اجرايي سازمان بهمنظور روشن شدن اذهان عمومي.
- انعكاس فعاليتها ، برنامهها و طرحهاي سازمان به مردم ، دولت و نهادها و سازمانهاي داخل و خارج كشور از طريق :
• سخنگوي سازمان
• تهيه و تدوين اخبار بيانيهها اطلاعيهها آگهيها و پيامهاي سازمان
• ترتيب نشر و انعكاس آن در رسانههاي گروهي
• انتشار نشريه ادواري داخلي و چهارچوب قوانين مصوب
• انتشار نشريات ادواري و غير ادواري براي عموم مخاطبان
• تهيه عكس اسلايد فيلم تيزر گزارش ، گزارش آگهي نوارهاي صوتي و ديگر فعاليتهاي سمعي و بصري و نوشتاري و رايانهاي از فعاليتهاي سازمان آرشيو آنها و انعكاس و پخش آنها از طريق رسانههاي گروهي .
• انتشار عملكرد سازمان و واحدهاي مختلف آن در چارچوب قوانين مصوب
• برپايي نمايشگاههاي گوناگون و شركت در نمايشگاههاي مرتبط
• طراحي و اجراي فعاليتهاي ارتباطي و تبليغي كلان سازمان
- ايجاد حسن رابطه و جلب مشاركت بين كاركنان و مسئولان سازمان در ستاد ، واحدهاي تحت پوشش و مراكز استانها از طريق :
برقراري جلسات داخلي و ايجاد نظام پيشنهادها و انتقادها و انعكاس پيشنهادها و انتقادهاي كاركنان به مسئولان
- ايجاد وحدت رويه و نظارت بر حسن اجراي امور انتشاراتي ، تبليغاتي و ارتباطي سازمان
- طراحي سازمان و شرح وظايف روابط عمومي براي بخشها و مؤسسات و واحدهاي مختلف تحت پوشش سازمان و اصلاح و ارتقاي سطح روابط عمومي هاي موجود
- اجراي امور نگارشي و هنري در زمينههاي تبليغاتي و انتشاراتي ستاد و سازمان مركزي
- اجرا و ارائه خدمات و برنامههاي فرهنگي تبليغي و هنري در قالبهاي گوناگون به همكاران
- مطالعه ، بررسي - ارزيابي برنامهريزي و تجهيز مستمر روابط عمومي و فعاليتهاي آن بهمنظور ارتقاي كيفيت و بهينه سازي فعاليتهاي تبليغاتي ، انتشاراتي و ارتباطي براساس روشهاي پيشرفته و به روز آموزش مستمر همكاران روابط عمومي و نيز تشكيل دورههايا نشستهاي توجيهي كوتاه مدت براي مديران و كاركنان سازمان در زمينه روابط عمومي و ارتباطات و ارائه مشاوره و ارشاد واحدهاي سازمان در اين زمينهها.
- مشاركت و برنامهريزي جهت برگزاري سمينارها ، كنفرانسها، نمايشگاهها و كميتههاي بازرگاني ، صنعتي ، تبليغاتي ، فرهنگي ، هنري و فني سازمان
- عقد قرارداد ، مجريان طرحهاي روابط عمومي كه به بيرون از سازمان سفارش داده ميشوند.
- تهيه ، تنظيم و پيشنهادهاي برنامه و بودجه سالانه روابط عمومي
- اجراي ساير امور مربوط كه برحسب ضرورت از طريق بالاترين مقام سازمان براي اقدام ابلاغ ميگردد.
منابع :
1-روزنامه همشهري -گفتگو با فرداد محمدي كارشناس روابط عمومي
www.irantelecom.ir2-سايت شركت مخابرات -
www.hemami.persianblog.com3-وبلاگ روابط عمومي