[ ایمان علمدار ]
1- تعريف سند از نظر لغوي:
- تكيه‌گاه
آنچه پشت بدو دهند - دهخدا
- آنچه كه قابل اعتماد باشد، مدرك مستند - فرهنگ مشيري
- نوشته‌اي كه قابل استناد باشد - فرهنگ معين
- مهر و امضاي قاضي و حكم و فرمان پادشاهي و چك و دست نوشته و مكتوبي كه بدان اختيار شغل و ملكي را به كسي بدهند. فرهنگ معين

2- تعريف سند از ديدگاه حقوق اسلامي:
در اصطلاح و فقه اسلامي روايت يك حديث را "سند" گويند. سند به معني طريق متن است و منظور از متن، متن حديث است كه آنرا لفظ حديت گويند و معني سند بطريق متن براي آن است كه دانسته شود حديث، مأخوذ از قول چه كسي است. (كتاب بايگاني اسناد و مدارك اداري در روش تلفيق علمي، علامه حائري، ص 22 و 23).

3- تعريف سند از ديدگاه قانون مدني ماده 1284:
"سند عبارت است از هر نوشته‌اي كه در مقام دعوي يا دفاع قابل استفاده باشد."

4- از نظر قوانين مالي ايران:
در قوانين مالي ايران سند به صورت كلي تعريف نشده، بلكه بر حسب مورد تعريف گرديده است. ماده 16 قانون محاسبات عمومي مكتوب 21 سفر 1329 مي‌گويد بودجه دولت سندي است كه معاملات دخل و خرج مملكتي براي مدت معيني در آن پيش‌بيني و تثبيت مي گردد. مدت مزبور را سند ماليه گويند، كه عبارت است از يكسال شمسي (همان كتاب ص 24).

5- تعريف سند از ديدگاه اصول حسابداري:
هر نوشته اي كه ذمه سازمان يا شخص حقيقي يا حقوقي را كه به نحوي با سازمان طرف حساب و معامله است مشغول يا بري نمايد يا مبين پرداخت وجهي جهت خريد كالا يا خدمات و يا حاكي از انعقاد قرارداد يا وقوع عقدي باشد و يا از آثار ناشي از حقوق خاصي حكايت نمايد به شرط وجود اهليت و دارا بودن امضاء مجاز لازم براي رسيدن به يكي از مقاصد سند محسوب مي‌شود (همان كتاب ص 26)

6- تعريف سند در قانون سازمان اسناد ملي ايران:
كليه اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده‌ها، عكسها، نقشه‌ها، كليشه ها، نمودارها، فيلم‌ها، نوارهاي ضبط صوت و ساير اسنادي كه در دستگاه دولت تهيه شده و يا به دستگاه دولت رسيده است و بطور مداوم در تصرف دولت بوده از لحاظ اداري، مالي، اقتصادي، قضايي، سياسي، فرهنگي، علمي، فني و تاريخي به تشخيص سازمان اسناد ملي ايران ارزش نگهداري داشته باشد. (تبصره ماده اول قانون مصوب 17/2/1349)

7- تعريف سند از ديدگاه علم كتابداري:

هر نوع نوشته خطي، چاپي، عكسي و يا بصورتهاي ديگر و هر شيئي مادي را كه بتوان از محتواي آن اطلاعاتي بدست آورد "دبيزه" يا "مدرك" گويند. (اصطلاحات كتابداري)
پس از تجزيه و تحليل وجوه اشتراك و افتراق تعاريف ياد شده، عبارت زير به عنوان تعريف سند پيشنهاد مي‌گردد:"سند عبارت است از اطلاعات مضبوط اعم ازنوشتاري، ديداري، شنيداري كه توسط اشخاص حقيقي يا حقوقي ايجاد شده و داراي ارزش نگهداري باشد."

تاريخچه آرشيو در ايران
هرچند سابقه امور مربوط به اسناد و نگهداري آنها در مخازن دولتي و سلطنتي در ايران پيشينه‌ای چند هزاره دارد، اما تاريخچه ايجاد بايگانيها به مفهوم جدید آن، به دوران قاجار و اقدام وزارت امور خارجه براي مرتب نمودن بايگاني خود به پيروي از روش بايگاني كشورهاي اروپائي در سال 1278ش. باز مي‌گردد.
در دوران هخامنشيان هسته مركزي و زيربناي تشكيلات اداري امپراطوري را "بايگاني سلطنتي" تشكيل مي داد. در حقيقت مغز متفكر سازمان اداري، رئيس بايگاني سلطنتي بود كه فرمان هاي شاه را به زيردستان ابلاغ مي كرد؛ وي مسئول ضبط و ربط مكاتبات حكومتي، فرمان ها و دستورهاي شاه و ديگر وقايع مهم روز بود. پس از فتح ايلام، ايرانيان با لوحه هاي گلي آشنا شدند و از كاربرد آن در امور تجاري و اداري اطلاع يافتند. ايرانيان در ميانه قرن پنجم پيش از ميلاد از موادي مانند: چرم و پاپيروس براي نوشتن استفاده مي كردند. اما به سبب آسيب پذيري اين مواد، اسناد و مدارك دوره هخامنشي دوام زيادي نياورد و بيشتر آنها از بين رفت. اسناد باقي مانده از دوران هخامنشي در مقايسه با اسناد موجود در آرشيوهاي منطقه، بسيار اندك است. خوشبختانه با وجود ظرافت و آسيب پذيري اين اسناد، معدودي از آنها كه از چرم و پاپيروس بوده، در شنزارهاي مصر پيدا شده است. يكي از اين گنجينه هاي پر ارزش، يك كيسه پستي حاوي چندين نامه است. اين نامه ها كه به دلايل نامعلومي به مقصد نرسيده، حاوي دستورهايي به افراد مختلف بوده و در سال هاي 410 تا 411 پيش از ميلاد نوشته شده است. بي ترديد سازمان هاي آرشيوي سلطنتي ايران در بابل، اكباتان، شوش، پرسپوليس و ديگر شهرهايي كه محل زندگي شاهان ايراني بود، وجود داشته است. پس از تسلط يونانيان بر ايران، اسكندر با بهره گيري از شيوه ها و بنيادهاي آرشيوي ايرانيان، سازمان آرشيوي سلطنتي ايران را توسعه داد و حتي هنگامي كه نسخه هاي اصلي اسنادش دريك آتش سوزي از بين رفت، بي درنگ دستور داد با استفاده از رونوشت اسناد كه در اختيار فرماندهان نظامي بود، اسناد از بين رفته را بازنويسي كنند.
شيوه ايرانيان در نگهداري اسناد ديواني، بعدها چنان گسترش يافت كه معمول ديگر حكومت ها نيز گرديد. و آنان شيوه ايرانيان را در حفظ و نگهداري اسناد، در سرزمين هاي خويش نيز به كار بردند. در دوره صفويه رونوشت تمام ارقام مربوط به امور مالي و احكام و نشانه ها و نامه ها و اسناد در دفاتر مخصوصي ثبت مي شد. محل نگهداري اين دفترها كه "انبار دفترخانه ديوان اعلا" نام داشت ظاهراً عمارت چهلستون بود.
در دوره قاجاريه از زمان فتحعلي شاه، اسناد و مكاتبات و سواد فرمان ها در دربار نگهداري مي شد و آرشيو جزو اداره بيوتات به شمار مي رفت. از زمان ناصرالدين شاه، علاوه بر بخش نگهداري اسناد دربار، اسناد سياسي در وزارت امور خارجه و اسناد مالي در دستگاه ميرزا يوسف خان مستوفي الممالك گردآوري مي شد اما روش صحيحي براي نگهداري اسناد و نوشته ها وجود نداشت. سرانجام در سال 1278 خورشيدي وزارت خارجه به پيروي از روش بايگاني كشورهاي اروپايي، بايگاني خود را مرتب كرد.
طی سالهاي 1280 تا 1309ش.هياتي فرانسوي و بلژيكي كه براي اصلاح سيستم گمركي ايران فعاليت مي‌كردند، طرحي را براي اصلاح نظام بايگاني كشور ارائه دادند و آن را به مرحله اجرا گذاشتند. به دنبال آن براي اولين بار در ارديبهشت ماه 1309ش.،هيات وزيران مصوبه اي را در خصوص جمع آوري اسناد و ايجاد «مركز اسناد دولتي» به تصويب رسانيد كه به موجب آن مقرر شد كليه، قراردادها، امتيازات و اسناد ايجاد هر گونه موسسه دولتي يا سهام مربوط به دولت، قبالجات، خالصجات، و غيره به استثناي عهدنامه‌هاي سياسي، در اتاقي كه وزارت ماليه درقصرگلستان به عنوان مركز اسناد دولتي قرار داده به ترتيب مقرر ضبط و حفظ شود. در سال 1332 دولت بررسي مقدماتي مشكلات تراكم روز افزون اوراق زائد را آغاز كرد و نتيجه آن يك سال بعد در مجلس سنا مطرح شد، اما تصميمي در اين خصوص گرفته نشد. مطالعات منسجم اوليه براي تاسيس آرشيو ملي ايران و تعيين تكليف حجم انبوه اسناد راكد دستگاههاي دولتي و وابسته به دولت از سال 1342 شروع شد . چنين پيش‌بيني شده بود كه قبل از كسب مجوز قانوني براي امحاي اوراق زائد و تأسيس «آرشيو ملي ايران»، براي حفظ و نگهداري اسناد واجد ارزش دائمي و پرونده‌هايي كه راكد تشخيص داده شده و مورد مراجعه مستمر نيستند، مركز مجهزي- همانطوري كه در ساير كشورها معمول است- ابتدا در تهران و به تدريج در استانها ايجاد شود. در نتيجه طرح ايجاد «مركز بايگاني راكد» در اواسط سال 1343 تهيه شد و پس از تأييد هيئت رئيسه شوراي عالي اداري كشور در مورخ 1/10/1343 با شماره 40162 هيئت وزيران به تصويب رسيد . با عدم تامين اعتبار، اجراي طرح مذکور مسكوت ماند. ‌ولی مطالعات مربوط به تأسيس آرشيو ملي ادامه يافت . عده‌اي از دست‌اندركاران، «مركز بايگاني راكد» را براي تنظيم اوراق و پرونده‌ها و حفظ و نگهداري اسناد تاريخي كافي مي‌دانستند و عده‌اي نيز با توجه به «آرشيو ملي» ساير كشورها، اهداف، وظايف و تشكيلات جامع‌تري براي مركز در نظر داشتند. براي انجام اين امر خطير سازمان ديگري را با نام «آرشيو ملي ايران» پيشنهاد دادند و برخي نيز بر تلفيق هر دو سازمان «مركز بايگاني راكد و آرشيو ملي» اصرار مي‌ورزيدند .
به دنبال آن ضرورت انجام امور مربوط به جمع‌آوري، حفظ و نگهداري اسناد ملي، امحاي اوراق زائد و ارائه به محققان را در يك سازمان واحد مسلم ساخت و از اين پس واژه «اسناد ملي» به جاي «آرشيو ملي» در مكاتبات بكار برده شد و در 31/3/1345 همراه با تدوين دومين قانون استخدام كشوري، شوراي عالي اداري سازمانی را با اختيارات بسيار گسترده به نام «سازمان امور اداري و استخدامي كشور» تأسیس نمود. از اين رو تلاشهاي سازمان امور اداري و استخدامي كشور در جهت كسب مجوز قانوني براي تأسيس «سازمان اسناد ملي ايران» افزايش يافت. لايحه مورد نياز كه از اواسط سال 1345 در دست بررسي و تهيه بود، مورد تجديد نظر قرار گرفت و در تاريخ بيست و سوم آبان ماه 1345 به هيأت دولت تقديم شد. هيأت دولت در بيست و نهم خرداد ماه 1347 لايحه‌اي را كه در 8 ماده و چهار تبصره تكميل شده بود، تصويب كرد. اين لايحه در تاريخ چهارم شهريور ماه 1347 تقديم مجلس شد و نزديك به يك سال ( از پنجم آبان 1347 تا 19 مهر ماه 1348 ) در كميسيونهاي شش گانه: استخدام، دادگستري، فرهنگ و هنر، علوم و آموزش عالي، دارايي و نظام تحت بررسي قرار گرفت و در جلسه ششم آذر ماه 1348 لايحه به تصويب مجلس شوراي ملي رسيد و براي اظهار نظر و تصويب به مجلس سنا ارسال شد. پس از تصويب مجلس سنا سر‌انجام در جلسه مورخ هفدهم ارديبهشت 1349 مجلس شوراي ملي قانون تأسيس سازمان اسناد ملي ايران به تصويب نهايي رسيد و براي اجرا به دولت ابلاغ شد. سرانجام در سال 1381 نيز با مصوبه شورای عالی اداری، سازمان اسناد ملی ایران با کتابخانة ملی جمهوری اسلامی ایران ادغام و «سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران» ایجاد شد. از این پس سازمان اسنادملي با نام «معاونت اسناد ملی»، وظایف تخصصی و مأموریتهای محوله به آرشیو ملی ایران را عهده دار مي باشد.
شوراي سازمان
به موجب ماده چهارم قانون تاسيس سازمان اسناد ملي ايران، شوراي سازمان مركب از اشخاص زير است:
1- وزير امور خارجه.
2- وزير فرهنگ و آموزش عالي
3- دادستان كل كشور
4- دبيركل سازمان امور اداري و استخدامي كشور
5- دادستان ديوان محاسبات
6- دو نفر از اشخاص متبحر در فرهنگ و تاريخ ايران به پيشنهاد وزير فرهنگ و آموزش عالي و تصويب هيات وزيران كه براي مدت سه سال انتخاب مي شوند و انتخاب مجدد آنها بلامانع است. بجاي اعضاي مذكور در چهار بند اول ممكن است، معاونين آنها حضور يابند. اعضاي شورا از بين خود يك نفر را به عنوان رئيس انتخاب مي كنند.

پژوهشكده اسناد:
از آنجا كه آرشيو حافظه ملي هر كشور است و سازمان هاي آرشيوي علاوه بر وظايف اجرائي، داراي رسالت فرهنگي و پژوهشي نيز هستند و با عنايت به تاكيد مقام معظم رهبري و مقام محترم رياست جمهوري بر ضرورت حفظ، مرمت و اشاعه اسناد و به منظور تحقق اهداف پژوهشي و گسترش فرهنگ آرشيوي و كمك به محققان كشور، سازمان اسناد ملي ايران، در سال 1372 موفق به طرح و اخذ موافقت موسسه مطالعات و تحقيقات آرشيوي، ((پژوهشكده اسناد)) از وزارت فرهنگ و آموزش عالي شد. اهم اهداف و وظايف پژوهشكده اسناد به شرح زير مي باشد:
 الف) مطالعه و تحقيق در مورد اسناد موجود در آرشيو سازمان اسناد ملي ايران و ساير مراكز آرشيوي به منظور كشف نكات مبهم و مكتوم تاريخي در جهت تدوين تاريخ جامع معاصر ايران.
 ب) مطالعه و تحقيق در خصوص شيوه هاي بازسازي و مرمت اسناد و استفاده از روش هاي نوين علمي براي شناسايي عوامل مخرب و موثر بر اسناد و يافتن راه هاي مقابله با آنها.
 ج) بررسي و مطالعه روش هاي طبقه بندي اسناد مطابق با استانداردهاي جهاني
 د) تلاش در جهت ساخت و تهيه مواد لازم براي مرمت اسناد در داخل كشور.
 ه) تهيه كليدواژه ها، اصطلاحنامه ها، اصول شماره گذاري و نمايه سازي در جهت استفاده صحيح و علمي از كامپيوتر به منظور ارائه شيوه هاي بازيافت اطلاعات موجود و اشاعه آنها.
 و) تهيه و آماده سازي مجموعه هاي اسنادي براي انتشار به صورت گزارش، كتاب و يا نشريات مربوط.
 ز) تهيه و تنظيم و ارائه طرح هاي پژوهشي در زمينه تاريخ معاصرايران به پژوهشگران
 ح) همكاري با موسسات دولتي، دانشگاه ها و مراكز پژوهشي و مطالعاتي فرهنگي و علمي داخل و خارج از كشور و راهنمايي آنان در زمينه اسناد آرشيوي.
 ط) معرفي و شناساندن اسناد موجود در سازمان اسناد ملي ايران و تهيه راهنماهاي لازم به منظور تسهيل در اين امر.
در حال حاضر پژوهشكده اسناد با طراحي سه گروه در زمينه تحقيقات آرشيوي، مطالعات و حفظ و نگهداري اسناد، گروه تحقيقات تاريخ معاصر ايران به تكميل كادر هيات علمي خود مشغول است. پژوهشكده اسناد داراي شوراي عالي مركب از رياست و معاونان سازمان و سه تن از شخصيت هاي علمي كشور است كه جلسات آن هر دو ماه يكبار تشكيل مي شود. علاوه بر فعاليت هاي جاري، بر اساس مقررات خود طرح هايي را اجرا و طرح هاي ديگري را در دست اجرا دارد.

آرشيو شفاهی سازمان اسناد ملی کشور
شايد برايتان قابل توجه باشد که بدانيد در سازمان اسناد ملی بخشی بنام "آرشيو شفاهی" وجود دارد. در اين بخش هر يک از افراد هنرمند، سياستمدار، دانشمند، پزشک، مهندس، می توانند تجربيات، مشاهدات و خاطرات خود را برای آيندگان باز گويند. اين اسناد شفاهی نيز حامل پيام های فرهنگی و اجتماعی هستند که تمامی آحاد مردم و نه تنها پژو هشگران می توانند پيشينه ی فرهنگی خود را در آن کشف کنند.

بخش آثار دست نوشته سازمان اسناد ملی
برای نخستين بار در ايران آرشيو تخصصی برای نگهداری از اسناد و دستنوشته های هنرمندان، نويسندگان، شعرا و تمام مشاهير کشور راه اندازی می شود. اکنون دستنوشته های تعدادی از مفاخر و نويسندگان بنام همچون ملک الشعرای بهار، جمالزاده، پروين اعتصامی، پژمان بختياري و... در اختيار سازمان اسناد ملی ايران قرار گرفته است اما هنوز بخش عمده ای از آثار اين بزرگان در اختيار خانواده های آنهاست که در صورت همکاری آنها با سازمان اسناد ملی و حتی ارائه نسخه های کپی اين دست نوشته ها نيز می توان براي تکميل اين آرشيو تخصصی در کشور اقدام کرد.

برنامه های روز اسناد ملی در سال جاری
از جمله برنامه های سازمان اسناد ملی در گراميداشت روز اسناد ملی امسال، برگزاری نمايشگاه پوستر می باشد. اين پوستر ها دربردارنده تصاويری از نسخ، خطوط، نقوش قديمی و بناهای تاريخی کشور عزيزمان می باشند که در محل نمايشگاه دائمی «گنجينه اسناد ملی» دائر می باشد. در همين راستا بعلت تقارن جشنواره دانشجويي هفتادمين سالگرد تاسيس دانشگاه تهران با روز اسناد ملی، نمايشگاهی از کتب، اسناد و مدارک قديمی اين دانشگاه بهمراه آثار و تاليفات اساتيد آن در کوی دانشگاه در معرض ديد بازديدکنندگان قرار دارد. از ديگر فعاليت های سازمان اسناد و کتابخانه ملی در جهت شناساندن و اهميت اسناد ملی به عموم؛ انتشار سه کتاب با عناوين «روابط ايران و ترکيه در دوره رضاشاه»، «روابط ايران و فرانسه» و «روابط ايران و انگليس» می باشد .
برای اطلاعات بيشتر و ديدن برخی از اسناد قديمی کشورمان به سايت معاونت اسناد ملی به نشانیwww.nlai.ir مراجعه نماييد.

منابع:
 خبرگزاری ایرنا.
 سایت سازمان اسناد و کتابخانۀ ملی جمهوری اسلامی ایران به نشانی: www.nlai.ir
فرهنگ لغت دهخدا.
حائری، علامه، بايگاني اسناد و مدارك اداري در روش تلفيق علمي.
 سايت معاونت اسناد ملی به نشانیwww.nlai.ir .